Les créanciers seraient faciles s’il n’y avait pas tout le papier, comme vous le dira quiconque travaille dans la région. Les systèmes de comptabilité manuels sur papier sont la bête noire des services AP des entreprises depuis des décennies.
Même le système AP strictement organisé offre de nombreuses possibilités de problèmes, y compris des factures perdues ou incorrectes ; saisie manuelle incorrecte des données ; perdre du temps à trier et à soumettre des documents, ou à essayer de trouver des bons de commande correspondants. Tout cela conduit à un traitement lent, ce qui peut affecter directement la réputation financière de l’organisation auprès des partenaires et des fournisseurs. De plus, les systèmes AP manuels rendent presque impossible le respect des exigences réglementaires et de conformité de Sarbanes Oxley, IFRS et autres pour une traçabilité et un contrôle complets des documents.
En somme, c’est la recette d’une chasse infructueuse sur le papier. Jeter de la main-d’œuvre au problème n’est pas une solution viable. Plus de personnes signifie plus de factures traitées – mais les coûts d’emploi et de main-d’œuvre sont importants pour un personnel aussi qualifié, ce qui limite l’expansion de la fonction AP. En moyenne, un employé AP à temps plein peut traiter environ 8 500 factures par an à l’aide de processus manuels. Pourtant, les entreprises de classe mondiale peuvent traiter jusqu’à 80 000 factures par personne et par an, un bond en avant en termes d’efficacité.
Éteignez l’interrupteur
Alors, comment décupler la productivité est-elle possible ? Il s’agit simplement d’automatiser autant d’aspects de la fonction AP que possible. Les coûts réels impliqués avec AP sont les heures-homme impliquées dans les tâches manuelles, y compris : trouver des commandes et des notes bien reçues ; vérifier et s’y conformer ; saisie manuelle des données dans les principaux systèmes d’entreprise tels que l’ERP ; validation manuelle ; le traitement de factures complexes pouvant inclure des contrôles par rapport aux niveaux de service, et plus encore.
Des coûts encore plus importants sont engagés dans des tâches telles que la soumission et le stockage de documents à long terme, la rotation du personnel et les systèmes de formation pour le nouveau personnel. Si ces tâches peuvent être automatisées, le personnel comptable peut être transféré à des rôles plus stratégiques tels que l’analyse des données, et ne pas être impliqué dans des chemins papier fastidieux.
Le but ultime est parfois appelé « éclaircissement comptable [http://www.dvtl.co.uk/index.pl?art=14]”- en d’autres termes, éteindre les lumières pendant que le travail se poursuit automatiquement. Et bien qu’il ne soit pas encore possible d’éteindre l’interrupteur tous A l’époque, les solutions de dernière génération de capture et de traitement des données de facturation délivrent réellement des gains de productivité jusqu’à 1000%, ce qui permet de devenir AP dans un centre de profit, pas un centre de coûts.
Voyons de plus près comment cela peut être réalisé. Nous utiliserons un exemple concret du département AP d’une grande société commerciale agréée, qui a entrepris une migration de phase d’un traitement manuel sur papier à une facturation entièrement automatisée.
Ramasser un verre après l’automatisation
DrinkCo est une société au Royaume-Uni qui possède plusieurs chaînes de pub bien connues. En tant que l’un des plus grands exploitants de pubs au Royaume-Uni, la société traite 600 000 factures par an. En tant qu’utilisateur des comptes Peoplesoft (maintenant Oracle), DrinkCo souhaitait déployer la collecte de factures [http://www.dvtl.co.uk/index.pl?art=31] solution pour intégrer les données financières importantes directement dans la solution Peoplesoft et accélérer le traitement.
Le retour sur investissement étant un facteur important dans la décision d’investir, DrinkCo a mené un exercice de validation de principe avec Digital Vision [http://www.dvtl.co.uk] qui a montré que le retour sur investissement était possible en quelques mois, au lieu de plusieurs années.
La preuve de concept reposait sur une solution d’enregistrement des factures de Paradatec, intégrée aux extraits de données du système Peoplesoft, afin que les factures puissent être rapprochées des bons de commande et des notes reçues par les marchandises. Cela a montré que des niveaux élevés de précision étaient possibles avec l’enregistrement des données sur la majorité des factures reçues.
Avant l’optimisation du processus d’enregistrement, le transfert de données sur les factures générales était de 73 %. En se concentrant sur les factures des fournisseurs avec un volume important, cela a été augmenté de près de 100 %. De plus, le processus a prouvé que le système d’intelligence artificielle fonctionnait indépendamment de la classification des factures et que les règles d’IA du moteur de collecte de factures pouvaient être adaptées pour gérer différentes présentations de factures, telles que celles des nouveaux fournisseurs.
Une fois le brouillon terminé, Digital Vision a fourni à DrinkCo une spécification détaillée pour intégrer la solution de capture Paradatec, la validation SpeedKey et le traitement des factures Contempus avec les comptes Peoplesoft, avec des images de facture stockées dans un référentiel IBM Content Manager.
Allez vivre
Lorsque le feu vert a été donné pour poursuivre le projet d’automatisation, une pression supplémentaire a fait tourner les têtes. L’un des bureaux de DrinkCo serait fermé et le travail transféré à son siège social des Midlands. Cela signifie également des licenciements parmi le personnel d’AP – qui exerce une pression supplémentaire pour que le système de traitement automatisé de la facturation soit opérationnel dès que possible. Lorsque le personnel est parti, un arriéré de factures s’est accumulé.
La solution a été déployée en seulement 8 semaines. L’arriéré de 4 500 factures accumulé lors du départ du personnel a été traité par seulement quatre membres du personnel, qui ont validé et corrigé l’arriéré en moins de trois jours. Dans son système précédent, supprimer un arriéré de 12 employés de taille similaire aurait pris plus de 10 jours, ce qui démontre clairement les économies de temps et de main-d’œuvre possibles avec la solution automatisée et assure un retour sur investissement immédiat. L’équipe AP continue avec quatre membres du personnel de validation, et le projet a réalisé en seulement 8 mois un retour complet sur l’investissement initial.
Planification de la comptabilité de l’éclairage
En plus de montrer le retour sur investissement possible de l’automatisation, le processus suivi par DrinkCo est un excellent exemple de la façon dont les entreprises peuvent planifier leur évolution vers une comptabilité allégée. Évaluez d’abord la solution d’enregistrement des factures et effectuez autant que possible un pilote pour vous assurer que les factures peuvent être préparées pour le traitement avec une précision de près de 100 % et avec des niveaux élevés d’automatisation. Cela crée un « entonnoir » pour le traitement automatisé et aide à définir les futurs chemins de flux de travail.
Deuxièmement, intégrez les captures aux systèmes commerciaux de base pour automatiser le rapprochement des factures avec les pièces justificatives telles que les bons de commande, et marquez toutes les exceptions (par exemple, les factures sans commandes) qui doivent être transférées dans le flux de travail d’un membre du personnel autorisé. Ce flux de travail doit être régi par des règles personnalisées spécifiques à l’entreprise, pour permettre au personnel AP de gérer le traitement des factures de manière exceptionnelle au lieu d’un personnel libre d’effectuer des tâches plus stratégiques.
Troisièmement, utilisez un système d’automatisation de la facturation qui garantit que chaque transaction, modification et mouvement de données est entièrement contrôlé et fournit des preuves sans équivoque de tous les processus environnants et non sanctionnés. Le journal doit être stocké avec la version électronique de la facture pour donner une visibilité complète du chemin de la facture par l’organisation. Ces éléments probants réduisent les pressions d’audit qui peuvent à leur tour être converties en coûts d’audit réduits.
Compte tenu des preuves irréfutables du retour sur investissement de l’automatisation des points d’accès, il ne s’agit pas de comme vous pourrez jamais éteindre les lumières, mais si vous ne pouvez pas vous le permettre.
